офис 2010

сайт уроков по программам word, excel, access и power point.

Как использовать фильтры базы данных Access

Опубликовано 26 сентября 2013

Если Вы решили использовать фильтры базы данных Access, то абсолютно естественно Вам хочется разобраться в этой теме как можно полнее и быстрее.

Начнем с того, что фильтры встроены с целью ускорить поиск и сортировку данных.

На ленте фрейм «Сортировка и фильтр», находится на закладке «Главная».

Фильтр на ленте

(Рисунок 1)

 

 

Подготовка к работе

Для того, чтобы разобраться в теме мы создаем тестовую базу данных.

В этой базе данных 3 записи и 4 поля: Код-статьи, Тема статьи, Раздел и Написана.

Типы данных у поля Код-статьи – счетчик, у полей Тема статьи и Раздел – текстовый тип данных.

У поля «Написана» тип данных – логический.

База данных с которой работаем

(Рисунок 2)

 

 

От простого к сложному

По смыслу фильтры можно разделить на три блока:

- сортировка;

- фильтр по выделенному фрагменту;

- дополнительный фильтр.

1. Применение фильтра «Сортировка»

- Для применения фильтра необходимо выделить поле и кликнуть на кнопку сортировки по убыванию или возрастанию.

Инструменты сортировки

(Рисунок 3)

- так же можно применить сортировку выбрав настройку в имени поля.

Сортировка из настроек в имени поля

(Рисунок 4)

Чтобы отменить изменения нажимаем «Удалить сортировку».

Удаление сортировки

(Рисунок 5)

2. Применение фильтра «Фильтр по выделенному фрагменту»

- Данный фильтр используется по аналогии с поиском. Выделяем слово и применяем фильтр, чтобы система управления базами данных сама нашла записи с этим словом.

Например, мы можем найти все записи, которые содержат слово Access, не содержит, оканчивается и не оканчивается.

Фильтр для тех кто не знает как составлять запросы

(Рисунок 6)

Выделив слово «Такое» и применив фильтр, мы получим в результате две записи, где встречается это слово.

Чтобы просмотреть данные без фильтра, нажимаем на кнопку «Фильтр».

выключение фильтра

(Рисунок 7)

3. Применение фильтра «Дополнительный фильтр»

Подходя к заключительному этапу мы уже порядком поработали и сейчас нуно собрать все силы, чтобы познакомиться с наиболее полезным дополнительным фильтром.

Его полезность в том, что можно создавать наиболее сложные запросы которые позволят с лазерной точностью отбирать нужные записи.

Начнем с первого этапа

- нажимаем «Дополнительно» / «Изменить фильтр».

Изменяем

(Рисунок 8)

- В новом окне выбираем настройки

Для этого выделяем нужное нам поле и используем язык запросов, либо в выпадающем списке выбираем нужные значения.

Настраиваем

(Рисунок 9)

- Применяем фильтр.

Применяем

(Рисунок 10)

Чтобы отменить изменения нажимаем «Дополнительно» / «Очистить все фильтры»..

Очищаем

(Рисунок 11)

На рисунке виден результат работы фильтра который мы будем отменять.

 

 

 

Для полноты картины

Вот мы и подошли к завершению нашей темы.

Мы научились фильтровать запросы упорядочивая данные.

Если требуется произвести более сложный отбор, то к нашим услугам Запросы.

Так же можно использовать «Расширенный фильтр», который очень напоминает «Запросы» и вызвать его можно нажав «Дополнительно» / «Расширенный фильтр».

Создаем расширенный фильтр

(Рисунок)

Здесь на рисунке в пункте 4 мы выбираем из списка полей, нужное нам поле.

В пункте 5, выбираем способ сортировки.

В пункте 6, выбираем условие отбора пользуясь языком запросов.

Затем нажав «Применить фильтр» получаем из базы данных ту запись в которой значение поля «Код статьи» равно 3.

Кнопка - применить фильтр и результат работы расширенного фильтра

(Рисунок )

Автор: Сергей Титов

Оставьте комментарий!

Гость
(обязательно)